Article

“The more that you read, the more things you will know. The more that you learn, the more places you'll go.” ― Dr. Seuss

2018-08-16 19:10:31

Sebelum Anda Memilih Software Payroll untuk Bisnis Anda, Ada 5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan

1. Kebutuhan bisnis Anda

Sebelum Anda membandingkan produk Software Payroll yang ada di pasaran, Anda perlu memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari sebuah Software  pengggajian. Berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda:

  • Berapa besar bisnis Anda? Berapa banyak pekerja yang Anda miliki?
  • Pekerja seperti apa yang Anda miliki, kontraktor atau karyawan?
  • Apakah karyawan tersebut memiliki tunjangan gaji atau potongan gaji?
  • Siapa yang akan mengelola gaji dan berapa banyak waktu yang harus mereka curahkan untuk melakukan proses penggajian itu?
  • Apakah Payroll Manager Anda selalu bekerja dari tempat yang sama?
  • Seberapa dalam Payroll Manager Anda mengerti tentang peraturan dan hukum di Indonesia dalam hal penggajian?
  • Berapa banyak anggaran yang harus Anda alokasikan untuk proses penggajian?
  • Apa kesulitan terbesar Anda dalam proses penggajian saat ini?

Jawablah  pertanyaan-pertanyaan diatas, jadikan sebagai panduan untuk kriteria software payroll apa yang cocok untuk bisnis Anda.

2. Fitur (Features)

Adakah fitur khusus dalam software payroll yang harus dimiliki atau yang baik untuk dimiliki?. Jawabannya benar-benar tergantung pada diri Anda sendiri. Tetapi ada beberapa fitur yang harus Anda waspadai ;

  • PPH 21 dan BPJS

Menghitung pajak adalah hal yang susah-susah gampang dalam sebuah proses penggajian, oleh karena itu perhitungan pajak, di Indonesia dikenal dengan istilah PPH 21. Perhitungan pajak PPH 21 menjadi fitur yang harus dimiliki oleh sebuah sistem penggajian yang baik. Satu hal lagi yang paling banyak dicari seorang Payroll Manager adalah perhitungan BPJS. Sistem penggajian yang  baik harus mampu melakukan 2 proses diatas dengan hanya memasukkan data gaji karyawan.

  • Fitur Penunjang lain :

Pastikan sistem yang Anda pilih mampu mencatat kehadiran karyawan dengan semua atributnya seperti cuti sakit, cuti tahunan, ketidak hadiran atau potongan terlambat bila ada, menghitung potongan, memotong tunjangan yang didapat, secara otomatis dalam waktu proses gaji dan sekaligus menyajikan semua report secara cepat.

  • Perhitungan Absensi

Anda bisa menghemat waktu Anda bila software payroll yang Anda pilih terintegrasi dengan mesin absensi. Cukup dengan melakukan import-export log absensi, payroll Anda bisa menghitung potongan atau lembur dengan segera.

  • Transfer Gaji

 Pembayaran gaji dilakukan dengan cara transfer bank dari rekening perusahaan ke rekening pribadi karyawan.

  • Self-Service Portal

Layanan apa pun yang Anda pilih harus memberikan pengalaman yang mudah bagi karyawan Anda (serta orang yang bertanggung jawab atas penggajian). Fitur Self-Service atau layanan mandiri bagi karyawan menjadi nilai tambah buat software HR dan Payroll pilihan Anda. Staff Anda bisa membuka, menambah data yang berhubungan dengan data personalia mereka dan melihat slip gaji terbaru secara real-time. Keuntungan lain adalah menghemat waktu admin Anda dalam memutakhirkan data.

  • Pilihan pekerjaan

Apakah Anda mempekerjakan karyawan part time, full time atau keduanya? Sebagian besar software penggajian hanya melayani karyawan full time. Jadi jika Anda ingin memiliki keduanya (atau Anda berpikir akan mempunyai lebih dari 1 tipe  karyawan), carilah software Human Resources Information System (HRIS) dan Payroll yang memungkinkan Anda untuk menjalankan pembayaran gaji untuk keduanya. Dengan begitu Anda tidak perlu melompat diantara dua program yang berbeda dan Anda tidak perlu mengkonsolidasikan catatan secara manual.

  • Integrasi

Kami telah menyebutkannya beberapa kali, pastikan perangkat lunak penggajian Anda terintegrasi dengan sistem lain, ini sangat penting untuk perusahaan. Selain dapat menghemat waktu dapat juga mencegah kesalahan. Pastikan antara software payroll karyawan Anda dengan Mesin POS (bila Anda pengusaha Retail dan punya SPG/SPB di showroom) dan  Accounting  Anda bisa terintegrasi .

3. Biaya (Cost)

Biaya perangkat lunak penggajian tergantung pada layanan yang Anda pilih dan kebutuhan bisnis Anda. Semakin besar perusahaan Anda dan semakin rumit proses penggajian yang Anda lakukan akan berdampak pada biaya yang Anda keluarkan.

Pada saat ini ada 2 tipe software payroll di pasaran, yang pertama adalah software yang memang diinstal langsung di tempat Anda, hanya perusahaan Anda yang menggunakan dan otomatis data payroll Anda tersimpan di server Anda sendiri. Kedua adalah sistem payroll berbasis cloud, diakses dengan browser favorit Anda (Mozilla Firefox, Chrome atau Microsoft Edge), data tersimpan di server penyedia Sistem Payroll ini, dan pengguna layanan ini tidak cuma Anda, tetapi diakses oleh pelanggan lain dari vendor yang sama.

Anda harus mempertimbangkan akan memilih yang mana dari 2 tipe di atas, karena masing-masing berbeda cara pembayarannya. Sebagian besar layanan penggajian mengharuskan Anda membayar di awal sebelum implementasi dan hanya mengenakan biaya maintenance setiap bulan. Sebaliknya, ada yang mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan yang Anda miliki dan fitur yang Anda manfaatkan.

4. Dukungan (Support)

Pastikan  software payroll pilihan Anda dilengkapi dengan garansi purna jual yang bagus, umumnya disebut sebagai maintenance. Ada banyak hal penting yang Anda dapatkan jika Anda terdaftar sebagai client maintenance vendor software penggajian. Diantaranya adalah dukungan teknis bila ada problem dalam pemakaian sistem payroll sehari-hari.

Hal penting lain adalah dukungan update fitur atau perubahan kebijakan baik dari dalam perusahaan ataupun dari luar perusahaan, misalnya dari pemerintah tentang pajak. Semua itu akan Anda dapatkan langsung bila Anda mengambil posisi sebagai client maintenance.

5. User Friendly

Penggajian haruslah memudahkan pekerjaan admin payroll Anda, bukan malah memusingkan mereka. Tampilan yang enak dilihat, kemudahan akses ke semua menu fitur, kecepatan dan  kemudahan proses menjadi hal utama dalam sebuah software penggajian.

Demikian uraian singkat kami tentang 5 hal yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih sebuah software HRD dan Payroll. Silahkan Anda baca artikel menarik lainnya yang terdapat di situs batiksoftware.com ini.



Hubungi Marketing

Untuk mengetahui informasi selengkapnya mengenai produk atau request Live Demo/Presentasi, hubungi marketing kami.

Hubungi Marketing