Alasan
Menu ini digunakan untuk menginput alasan yang akan dipakai pada saat pembuatan surat izin apabila karyawan tidak masuk atau telat masuk, cuti dll. Master Alasan ini juga terkait dengan kode telat masuk dan kode pulang cepat.
Cara menambah data :
1. Buka Modul Master >> Lainnya >> Alasan.
2. Klik New untuk menambah data, lihat gambar dibawah ini.
3. Input data.
| No | Nama Kolom | Deskripsi |
| 1 | Kode | Diisi kode alasan |
| 2 | Nama | Diisi nama alasan |
| 3 | Golongan | Terdapat 7 golongan (Cuti, Dinas, Sakit, Izin, Alpha, Lain-lain, Izin Telat), isi sesuai dengan angka masing-masing golongan |
| 4 | Kategori | Checklist apabila alasan tersebut memotong jumlah gaji/kehadiran/cuti karyawan |
| 5 | Potong Cuti | Checklist jika alasan tersebut menyebabkan cuti karyawan berkurang. Ini akan terlihat saat user membuat Surat Izin dengan menarik alasan yang dichecklist Potong Cuti nya |
4. Setelah selesai klik Save untuk menyimpan.
Cara menginput template excel :
1. Buka folder Template Excel yang telah disediakan oleh Batik Software di folder Program.
2. Buka template dengan nama M0016_MASTER ALASAN.xls, nama template ini tidak boleh diubah.
| No | Nama Kolom | Deskripsi |
| A | Kode | Diisi kode alasan maksimal 2 karakter |
| B | Nama Alasan | Diisi nama alasan |
| C | Kelompok | Diisi angka sesuai dengan urutan golongan pada Master Alasan |
| D | Potong Gaji | Diisi F=Jika alasan tersebut tidak memotong gaji, diisi T=Jika alasan tersebut memotog gaji |
| E | Potong Kehadiran | Diisi F=Jika alasan tersebut tidak memotong kehadiran, diisiT=Jika alasan tersebut memotong kehadiran |
| F | Potong Cuti | Diisi F=Jika alasan tersebut tidak memotong cuti, diisi T=Jika alasan tersebut memotong cuti |
| G | Non-Aktif | Diisi F=Jika alasan tersebut masih aktif, diisi T=Jika alasan tersebut sudah tidak aktif |
3. Setelah selesai klik Save untuk menyimpan.
Cara mengimport data :
1. Perlu diperhatikan bahwa proses import ini akan menghapus seluruh data dari menu yang akan diimport datanya. Sehingga sebelum import data baru harus export data lama terlebih dahulu, kemudian data lama yang telah diexport tersebut ditambahkan ke template excel yang akan diimport .
2. Buka Modul Master >> Lainnya >> Alasan, maka akan tampil jendela Alasan kemudian klik Import.
3. Maka muncul jendela Import File Excel, pilih Elipsis untuk mengambil file yang akan diimport dengan nama file M0016_MASTER ALASAN.xls (harus ada di folder Template Excel).
4. Klik Proses untuk mulai melakukan proses import, maka akan tampil pemberitahuan sebagai berikut. Pilih Yes untuk melanjutkan (seluruh data master Alasan yang lama akan terhapus) atau No untuk membatalkan.
5. Jika pilih Yes maka proses import akan berlangsung, setelah proses selesai maka muncul pemberitahuan bahwa proses import telah selesai. Klik OK untuk menutup pemberitahuan tersebut.
6. Setelah selesai melakukan Import, klik Close untuk menutupnya.
Cara mengexport data :
1. Buka Modul Master >> Lainnya >> Alasan, maka akan tampil jendela Alasan kemudian klik Export .
2. Maka muncul jendela untuk menyimpan file export, pilih folder kemudian isi nama file dan extention file kemudian klik Save untuk menyimpan.
3. Setelah proses export selesai maka akan muncul pemberitahuan sebagai berikut. Klik OK untuk menutup pemberitahuan tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Alasan tidak boleh dihapus atau diubah kodenya jika sudah dipakai untuk Surat Izin karena mengakibatkan kerusakan data.
- Apabila Alasan sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya dinonaktifkan saja.